julian201095

Triển khai bệnh án điện tử (BAĐT) mang lại nhiều lợi ích, nhưng để vận hành hiệu quả thì không chỉ cần công nghệ — mà cần cả quy trình, con người và tư duy đúng. Vậy những sai lầm nào thường khiến các cơ sở y tế gặp khó khăn? Và làm sao để khắc phục chúng một cách thực tế, tiết kiệm và bền vững?
Không chuẩn hóa quy trình1.
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là triển khai BAĐT khi quy trình khám chữa bệnh chưa được chuẩn hóa. Khi mỗi khoa phòng làm một kiểu, hoặc quy trình còn thủ công, phần mềm khó vận hành trơn tru và dễ phát sinh lỗi.
Các vấn đề thường gặp:
Quy trình hồ sơ giấy không phù hợp, gây khó chuyển đổi sang dạng điện tử.
Thiếu tiêu chuẩn nhập liệu: mỗi bác sĩ/điều dưỡng thực hiện khác nhau.
Quy trình nội bộ còn rời rạc, dữ liệu thiếu đồng nhất.
Cách khắc phục
Xây dựng bộ quy trình chuẩn trước khi đưa BAĐT vào vận hành.
Chuẩn hóa danh mục bệnh, thuốc, vật tư, chỉ định cận lâm sàng.
Đánh giá thực tế quy trình tại từng khoa để tối ưu trước khi số hóa.
Tổ chức họp liên phòng ban để thống nhất cách làm.
Khi quy trình được chuẩn hóa, BAĐT trở thành công cụ hỗ trợ tối ưu, giảm sai sót và tạo luồng dữ liệu xuyên suốt trong bệnh viện.
Chọn phần mềm không phù hợp2.
Nhiều cơ sở y tế gặp khó vì chọn giải pháp không phù hợp với quy mô, mô hình chuyên môn hoặc nhu cầu vận hành. Điều này dẫn đến lãng phí chi phí, tốn thời gian đào tạo và gây gián đoạn hoạt động.
Dấu hiệu của sự “không phù hợp”:
Phần mềm thiếu tính linh hoạt, không tùy chỉnh theo quy trình thực tế.
Tốc độ xử lý chậm khi lượng bệnh nhân tăng.
Thiếu tính năng bắt buộc theo quy định của Bộ Y tế.
Khó kết nối với hệ thống LIS, PACS, HIS hiện có.
Cách khắc phục
Lập danh sách yêu cầu chức năng (requirement list) rõ ràng ngay từ đầu.
Ưu tiên phần mềm BAĐT có khả năng mở rộng theo nhu cầu lâu dài.
Kiểm tra tính tương thích với hệ thống hiện tại.
Đề nghị demo trực tiếp tại cơ sở để đánh giá tính thực tế.
Lựa chọn đúng phần mềm từ đầu giúp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành và tránh phải thay đổi hệ thống giữa chừng.
Thiếu đào tạo người dùng3.
Một sai lầm nghiêm trọng khác là xem nhẹ vai trò của đào tạo. Dù phần mềm tra cứu hồ sơ bệnh án điện tử tốt đến đâu, nhân viên y tế không biết sử dụng thì hệ thống cũng không phát huy hiệu quả.
Hiểu sai khiến quá trình triển khai kém hiệu quả4.
Nghĩ rằng phần mềm “dễ dùng” nên không cần hướng dẫn nhiều.
Đào tạo một lần duy nhất rồi bỏ ngỏ.
Không có tài liệu, video hướng dẫn cụ thể.
Nhân viên lớn tuổi hoặc ít dùng máy tính gặp khó nhưng không được hỗ trợ kịp thời.
Cách khắc phục
Xây dựng chương trình đào tạo theo từng nhóm đối tượng: bác sĩ, điều dưỡng, hành chính, quản trị…
Thực hiện đào tạo theo từng giai đoạn thay vì dồn dập một lần.
Tạo hotline hỗ trợ nội bộ hoặc tổ IT phụ trách trực tiếp.
Cung cấp tài liệu hướng dẫn gồm hình ảnh, video thao tác, checklist nhập liệu.
Đào tạo bài bản giúp BAĐT đi vào vận hành thuận lợi, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian làm quen cho nhân viên.
Bỏ qua khâu bảo mật5.
Ở nhiều nơi, BAĐT được triển khai nhưng thiếu biện pháp bảo mật tương xứng. Điều này tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ dữ liệu bệnh nhân — một trong những rủi ro nghiêm trọng trong lĩnh vực y tế.
Các sai lầm thường gặp:
Tài khoản dùng chung cho nhiều nhân viên.
Mật khẩu đơn giản, không thay đổi định kỳ.
Không mã hóa dữ liệu truyền tải và lưu trữ.
Không giám sát truy cập hoặc cảnh báo khi có hành vi bất thường.
Cách khắc phục
Áp dụng xác thực đa lớp (MFA).
Mã hóa dữ liệu theo tiêu chuẩn y tế quốc tế.
Phân quyền chi tiết theo vai trò và nhiệm vụ.
Ghi log truy cập và theo dõi thường xuyên.
Đào tạo nhân viên về an toàn thông tin, đặc biệt là nhận diện email/phần mềm độc hại.
Một hệ thống BAĐT chỉ thực sự an toàn khi dữ liệu được bảo vệ từ nhiều lớp — không chỉ dựa vào phần mềm.
Không đánh giá định kỳ sau triển khai6.
Nhiều bệnh viện nghĩ rằng triển khai xong BAĐT là hoàn thành. Đây là sai lầm lớn vì hệ thống điện tử đòi hỏi cải tiến liên tục.
Hậu quả của việc không đánh giá định kỳ
Phần mềm không được cập nhật dẫn đến lỗi hoặc chậm.
Nhân viên gặp vướng mắc nhưng không được giải quyết.
Quy trình thực tế thay đổi nhưng dữ liệu trong hệ thống không đồng bộ.
Phát sinh sai sót y khoa hoặc chậm trễ trong xử lý hồ sơ.
Cách khắc phục
Tổ chức họp đánh giá theo chu kỳ 3–6 tháng.
Thu thập ý kiến từ tất cả phòng ban và phản hồi trực tiếp cho đơn vị cung cấp phần mềm.
Theo dõi KPI như: thời gian nhập liệu, tỷ lệ sai sót, mức độ hài lòng của nhân viên.
Cập nhật phần mềm định kỳ và kiểm thử trước khi áp dụng rộng rãi.
Đánh giá thường xuyên giúp BAĐT luôn theo kịp nhu cầu thực tế và giảm thiểu sai sót vận hàn.
Tìm hiểu thêm: https://www.telix.pl/forums/users/julian1/
Triển khai BAĐT là một hành trình dài, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong cả quy trình, con người và công nghệ. Việc nhận diện và tránh các sai lầm phổ biến sẽ giúp cơ sở y tế triển khai hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và tối ưu hoạt động. Điều quan trọng là duy trì đánh giá định kỳ và liên tục cải tiến để hệ thống luôn phù hợp với nhu cầu thực tế, mang lại lợi ích bền vững cho cả cơ sở y tế và người bệnh.